Protection des données

Objet de la politique de confidentialité

La commune attache une importance toute particulière à la confidentialité et à la sécurité des données à caractère personnel des administrés. La commune met tout en œuvre afin de garantir la protection de votre vie privée et le respect de vos droits relatifs à la protection de vos données personnelles.

Préambule

La commune s’est dotée d’une politique de confidentialité afin de vous exposer l’ensemble des données à caractère personnel détenues par la commune ainsi que les modalités de traitement desdites données. En effet, la commune s’inscrit dans une démarche de transparence et de simplicité envers les administrés.

La présente politique de confidentialité et des cookies a pour objectif de vous informer :

Des catégories de données à caractère personnel que nous collectons vous concernant
Sur la manière dont la commune traite vos données à caractère personnel ainsi que ses éventuels partenaires et sous-traitants
Des conditions et modalités d’utilisation de vos données à caractère personnel et d’exercice de vos droits, dans le respect du Règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016 (ci-après « RGPD ») et de la loi Informatique et Libertés du 20 juin 2018.

Le traitement de vos données à caractère personnel

Personnes concernées par la politique de protection des données

Cette politique de confidentialité s’adresse aux administrés, usagers et partenaires de la commune qui souhaitent de plus amples informations sur le traitement des données à caractère personnel et plus généralement à toute personne intéressée par ces informations.

Définitions

Responsable de traitement : la personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un autre organisme, qui fixe, seul ou en collaboration avec d’autres, l’objectif et les moyens du traitement de données à caractère personnel.
Données à caractère personnel : toute information permettant d’identifier une personne directement ou indirectement.

Les données d’identité (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, etc)
Les données de vie personnelle (caractéristiques personnelles, habitudes de vie, situation familiale, etc.)
Les données de vie professionnelle (CV, situation professionnelle, formation)
Les informations d’ordre économique (revenus, situation financière, carte bancaire, RIB, etc.)
Les données de connexion (adresse IP, identifiants de connexion, etc.)
Les données de localisation (géolocalisation)
Les cookies, traceurs et données de navigation (traceur d’audience, de publicité, de réseaux sociaux)
Les données sensibles (opinion religieuse, politique, philosophique, appartenance syndicale, orientation sexuelle, données de santé, etc.)

Traitement : toute opération ou tout ensemble d’opérations relatives aux données à caractère personnel et effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés. De manière générale, la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation, la modification, la consultation, l’utilisation, la communication, la diffusion, l’effacement ou la destruction de vos données à caractère personnel consiste en un traitement de données à caractère personnel.
Fichier : tout ensemble structuré et stable de données à caractère personnel accessibles selon des critères déterminés.
Destinataire : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers.
Tiers autorisés : les autorités également habilitées dans le cadre d’une mission particulière ou de l’exercice d’un droit de communication, à demander au Responsable de traitement de leur communiquer des données à caractère personnel.
Personne concernée : toute personne dont les données font l’objet d’un traitement.
Sous-traitant : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du Responsable de traitement.
Consentement : toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration oupar un acte positif clair, que des données à caractère personnel la concernant fassent l’objet d’un traitement.

Vos données à caractère personnel

Vos données à caractère personnel sont traitées, conformément à l’article 6 RGPD (licéité du traitement), selon les cas suivants :

L’exécution d’un contrat que nous avons conclu avec vous, et/ou
Le respect d’une obligation légale, et/ou
Votre consentement à l’utilisation de vos données à caractère personnel
Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable de traitement
Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel, notamment lorsque la personne concernée est un enfant. Cela ne s’applique cependant pas au traitement effectué par les autorités publiques dans l’exécution de leurs missions.

Vos données à caractère personnel peuvent faire l’objet d’un traitement via notre site internet dans les cas suivants :

Lorsque vous nous contacter via le formulaire de contact.
Lorsque vous vous inscrivez à notre newsletter.

Informations sur les traitements

Pour chaque traitement de données à caractère personnel réalisé par la commune, une information générale dudit traitement est assurée aux personnes concernées. Dans un souci de transparence, la commune précise systématiquement les informations suivantes :

Objet du traitement
Finalités du traitement
Base légale du traitement
Catégories de données à caractère personnel traitées (sources des données, caractère obligatoire du recueil des données, prise de décision automatisée)
Personnes concernées
Destinataire des données
Transferts des données en dehors de l’Union européenne
Durée de conservation des données à caractère personnel

A quel moment vos données sont-elles collectées ?

Lorsque vous naviguez sur notre site internet, il est possible que vous renseigniez des informations personnelles (notamment pour l’inscription à la newsletter, lorsque vous désirez nous contacter via le formulaire etc.) ou que vous autorisiez la collecte des cookies.
Certaines des données listées ci-dessous sont collectées automatiquement à la suite de vos interactions sur le site, et d’autres sont collectées à l’aide de formulaires remplis par vos soins. Le caractère obligatoire de chaque donnée est systématiquement signalé par un astérisque. Vos données sont traitées par la commune et ne sont en aucun cas divulguées ou vendues à d’autres entreprises à des fins marketing ou commerciales. Vos données ne sont pas transférées vers un pays tiers à l’Union européenne ou une organisation internationale.

Lorsque vous naviguez sur notre site internet :

Nous collectons votre adresse IP
Nous collectons des témoins de connexion « cookies »
Nous collectons des données de connexion et de navigation

Lorsque vous souhaitez nous contacter ou vous inscrire à notre newsletter :

Nous collectons uniquement votre adresse mail en ce qui concerne l’inscription à la newsletter
Nous collectons votre nom, prénom, adresse mail en ce qui concerne le formulaire de contact

Lorsque vous procédez à l’inscription de votre ou de vos enfants pour le transport scolaire (en fonction de la période concernée) :

Nous collectons les données d’identité des représentants légaux ainsi que de l’enfant concerné : noms, prénoms, photo de l’enfant, date et lieu de naissance.
Nous collectons des données relatives à la vie personnelle de la famille concernée : téléphone des représentants légaux, l’orientation scolaire de l’enfant concerné, le régime demi-pension ou interne de l’enfant concerné ainsi que tout document de situation maritale pouvant justifier un changement concernant le transport scolaire (procédure de divorce par exemple).
Nous collectons des informations économiques : carte bancaire, quotient familial pour certains administrés et chèques suivant les modalités de paiement choisies.

Lorsque vous souhaitez vous connecter à l’Extranet de la commune :

Nous collectons votre identifiant ainsi que votre mot de passe

Pourquoi la commune collecte vos données ?

L’utilité et la finalité des traitements

Les données collectées via le formulaire d’inscription à la newsletter, via le formulaire de contact ou encore via la plateforme d’inscription au transport scolaire, nous permettent de vous recontacter suite à une de vos demandes, d’assurer le suivi de vos demandes ainsi que de garantir l’effectivité d’une compétence mise en œuvre par la commune.
Aussi, vos demandes et sollicitations nous permettent d’améliorer la présentation et les fonctionnalités de notre site pour offrir un service optimal.
Les bases de données à caractère personnel ne sont jamais utilisées sans vous informer du but poursuivi par une telle utilisation. Votre consentement explicite vous est demandé directement sur notre site internet ou bien sur la plateforme d’inscription au transport scolaire.
Lorsque vous nous transmettez des informations personnelles relatives à une candidature, ces dernières nous permettent de vous recontacter si votre profil convient aux différentes offres d’emploi.

La conservation de vos données

De manière générale, la commune applique des durées de conservation selon tout type d’archive en fonction de la durée d’utilité administrative requise. En dehors de la durée d’utilité administrative requise, la commune fixe les durées de conservation conformément et dans le respect de l’article 5.1 e) du RGPD. Par souci de précision, la durée d’utilité administrative (D.U.A) désigne le délai pendant lequel les documents sont nécessaires à l’activité du service et/ou de l’administré pour faire valoir ses droits. C’est une période de conservation obligatoire des documents qui est généralement exprimée en années. Fondée sur des critères d’ordre juridique (en particulier les délais de prescription fixés par la loi) ou administratif, elle recouvre les deux premiers âges des archives (c’est-à-dire archives courantes et archives intermédiaires).

Ainsi, la conservation des archives répond à trois enjeux cardinaux :

La gestion courante du service (disposer en permanence des informations utiles pour le bon fonctionnement de l’activité du service).
La justification des droits et obligations (conserver les preuves en cas de contestation)
La sauvegarde de la mémoire (constituer les matériaux de l’histoire)

Concernant les trois âges des archives, ces derniers sont expliqués comme suit :

Les archives courantes : le dossier est vivant pour l’instruction de l’affaire, il se trouve dans le bureau ou à proximité immédiate ;
Les archives intermédiaires : le dossier est clos mais conservé par le service producteur, pour des raisons d’activité ou de prescription légale, à proximité, dans un local d’archivage dédié ;
Les archives définitives : après un tri et d’éventuelles éliminations, le dossier présentant un intérêt historique (et parfois juridique) est versé aux archives régionales, départementales ou communales pour être conservé définitivement.

Concernant le sort final des archives :

A l’issue de la durée d’utilité administrative des documents et sauf prorogation de cette dernière, les documents peuvent être soit conservés à titre définitif (document à valeur historique) soit détruits. Cette destruction ne peut se faire qu’après obtention du visa d’élimination de l’archiviste compétent.

Concernant la destruction des archives :

Les archives publiques sont inaliénables et imprescriptibles : elles font partie du domaine public mobilier et ne peuvent être altérées ni détruites sans autorisation d’un représentant de l’Etat habilité. Aussi, tout fonctionnaire est responsable des documents qu’il produit ou reçoit mais n’en est pas propriétaire. Par exemple, à l’expiration de leur D.U.A, les archives publiques font l’objet d’une sélection pour séparer les documents à conserver des documents dépourvus d’intérêt historique ou scientifique, destinés à l’élimination.

En outre, la commune applique les durées de conservation suivantes s’agissant des traitements de données à caractère personnel relatifs à votre navigation sur le site internet.

Traitements Durée de conservation appliquée

Formulaire de contact : 1 an avant suppression
Newsletter : jusqu’à désinscription de la personne

Les destinataires et les transferts de données

La gestion du site internet est sous-traitée à un prestataire spécialisé (lien mentions légales). Il reçoit uniquement votre adresse de messagerie lorsque vous vous inscrivez à la newsletter. La commune s’assure que les données restent néanmoins confidentielles et qu’elles ne sont pas utilisées à des fins ultérieures.

Exercice des droits des personnes

La loi informatique et Libertés du 20 juin 2018 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ainsi que le RGPD (Article 12 à 21 du RGPD) vous octroient des droits relatifs à votre vie privée. Il s’agit du droit à l’information, du droit d’accès, du droit d’opposition, du droit à la limitation d’un traitement, le droit de rectification ainsi que le droit à l’effacement.

Le droit à l’information
La politique de confidentialité contient toutes les informations relatives aux finalités des traitements qui peuvent être effectués, aux catégories de données à caractère personnel traitées et aux destinataires ou aux catégories de destinataires auxquels les données sont communiquées, afin de garantir votre droit à l’information.
Le droit d’accès
Vous pouvez demander directement à la commune si cette dernière détient des données vous concernant et aussi des informations relatives à leur traitement. Vous pouvez, de plus, demander obtention d’une copie de l’ensemble des données vous concernant.
Le droit de rectification
Vous pouvez demander à modifier à tout moment les données personnelles vous concernant.
Le droit d’opposition
Le droit d’opposition vous permet de vous opposer au traitement de vos données par la commune, sous réserve que le traitement ne soit pas nécessaire au bon respect d’une obligation légale ou à l’exécution d’une obligation contractuelle.
Le droit à la limitation du traitement
Vous pouvez demander la limitation du traitement futur de vos données à caractère personnel sous certaines conditions : lorsque vous contestez l’exactitude d’une donnée à caractère personnel, lorsque vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de vos droits en justice. Vous pouvez également exiger la limitation du traitement de vos données si le traitement est illicite et que vous ne souhaitez pas procéder à un effacement.
Le droit à l’effacement
Vous pouvez nous demander la suppression de vos données à caractère personnel, sous réserve que le traitement ne soit pas nécessaire à l’exécution d’une obligation contractuelle ou bien au bon respect d’une obligation légale.
Le retrait du consentement
Si vous avez consenti à un traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez retirer à tout moment et sans condition votre consentement.
Les informations liées à l’exercice de ces droits sont conservées CINQ (5) ans à compter de la date de réponse de la commune, conformément à la durée de prescription légale des actions personnelles en justice. Vos données liées à l’exercice de vos droits sont ensuite supprimées à échéance de ce délai.
Dans le cadre d’une demande d’exercice de droit, la commune s’engage à vous répondre, conformément à la législation en vigueur, dans un délai d’un mois prorogeable de deux mois supplémentaires sous réserve de justifications (article 12 du RGPD).

Comment exercer chacun de ces droits ?

Vous pouvez exercer chacun de droits énoncés ci-dessus en nous fournissant un justificatif d’identité.

En écrivant par courrier.
En adressant à notre Délégué à la Protection des Données un courrier électronique à l’adresse suivante :
rgpd@cc-peva.fr

Conformément au RGPD, la commune se réserve le droit de demander le paiement de frais raisonnables qui tiennent compte des coûts administratifs supportés pour fournir les informations, procéder aux communications ou prendre les mesures demandées.
La commune se réserve également le droit de refuser de répondre à toute demande manifestement infondée ou excessive, en vous informant des motifs du refus.
La commune vous informe que vous disposez du droit de contacter la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), et de formuler une plainte à cette adresse : https//www.cnil.fr/agir